Feedback geven is iets wat we allemaal belangrijk vinden maar we wachten er meestal veel te lang mee. Hoe vaak heb ik niet gedacht: “had dat dan eerder tegen mij gezegd ……..dan had ik er wat mee kunnen doen” !! ……….dit zelfde zullen vrienden/collega’s/familie mensen waarschijnlijk ook denken………..
Juist omdat feedback geven niet makkelijk is, is het prettig een stappenplan te kunnen volgen. Het begint volgens de Amerikaanse managementcoach Robert Witherspoon, auteur van diverse boeken over feedback, met de context:
- Omschrijf het gedrag dat je waarneemt in zo neutraal mogelijke bewoordingen.
- Vertel hoe dat op je overkomt.
- Leg uit waarom het je hindert (of hoe het bijvoorbeeld het functioneren van het team in de weg staat) en wat je graag van de ander zou willen.
- Vraag tot slot of het duidelijk is wat je bedoelt en wat de ander ervan denkt.
Feedback krijgen is misschien nog wel veel lastiger, vaak schiet ik dan meteen in de verdediging zonder goed te luisteren. De volgende tips kunnen helpen:
- Zet de feedback als het ware voor je neer: het gaat om de mening van een ander over je gedrag of prestatie, niet om jezelf als persoon.
- Zie feedback als iets waarvan je kunt leren. Luister, vat samen en vraag door. Heeft de feedbackgever een advies voor je?
- Relativeer. Als je leidinggevende een tip geeft om een rapport duidelijker te maken, betekent het niet dat alle rapporten die je hiervóór hebt geschreven de prullenbak in kunnen.
- Voorkom verkeerde verwachtingen en maak duidelijke afspraken aan het einde van het gesprek. Of zeg dat je nadenkt over wat de ander heeft gezegd en noem een moment waarop je erop zult terugkomen.